葬儀で死亡診断書のコピーは何枚必要？提出前に残す控え

30秒でわかる結論

死亡診断書または死体検案書は、死亡届とあわせて役所へ提出する大切な書類です。提出前に手元へ控えを残しておかないと、保険、勤務先、金融機関、年金などの手続きで困ることがあります。

コピー枚数は家庭の手続き量で変わりますが、目安は最低5枚、保険や勤務先の手続きが多い場合は10枚前後です。ただし、提出先によってはコピーで足りず、原本や医療機関発行の再証明が必要な場合もあります。葬儀社に死亡届の提出を依頼する場合でも、渡す前に必ずコピーを取っておきましょう。

コピー枚数の早見表

死亡診断書・死体検案書・死亡届の違い

死亡診断書は、医師が診療中の病気などに関連して死亡を確認した場合に作成される書類です。死体検案書は、事故、突然死、自宅での発見など、診療中の病気以外の事情で亡くなった場合に作成されることがあります。

一方、死亡届は遺族など届出人が市区町村へ提出する戸籍の届出です。実務では、死亡届の用紙と死亡診断書・死体検案書が一体になっていることが多く、右側に医師が記入した証明欄、左側に届出人が記入する欄がある形式を見かけます。

この一体用紙を役所へ提出すると、手元に同じ書類が残らない場合があります。だからこそ、提出前のコピーが重要です。

いつコピーを取るべきか

コピーを取るタイミングは、役所へ死亡届を出す前、または葬儀社へ原本を預ける前です。葬儀社が死亡届の提出を代行してくれる場合でも、遺族が原本を受け取った時点で「コピーを取ってから渡したい」と伝えましょう。

おすすめの流れは次の通りです。

1. 医師または関係機関から死亡診断書・死体検案書を受け取る
2. 記載内容に明らかな誤りがないか確認する
3. コンビニや自宅プリンターでコピーを取る
4. 原本は葬儀社または届出人が死亡届提出に使う
5. コピーは手続き別にファイルへ分ける

提出後に「やはりコピーが必要だった」と気づくと、医療機関へ再発行や証明を依頼することになり、時間や手数料がかかることがあります。逝去直後は慌ただしいため、最初に多めに取っておくほうが実務的です。

何枚あれば足りる？

一般的な目安は5枚です。生命保険が複数ある、勤務先や共済の手続きがある、金融機関や証券口座が多い、遠方の親族と手続きを分担する場合は10枚前後あると安心です。

ただし、枚数だけで考えないことも大切です。提出先によっては、死亡診断書のコピーではなく、戸籍謄本、除籍謄本、住民票の除票、保険会社指定の診断書などを求めることがあります。死亡診断書のコピーは「万能書類」ではありません。

そのため、コピーを大量に配る前に、提出先へ次の点を確認してください。

• コピーでよいか
• 原本確認が必要か
• 医療機関の再発行書類が必要か
• 戸籍書類で代用できるか
• 返却される書類か

コピーで足りる提出先にはコピーを使い、原本や指定書式が必要な提出先には別途準備する、という分け方が安全です。

葬儀社へ渡す前に確認すること

葬儀社は死亡届の提出や火葬許可の手続きをサポートしてくれることがあります。非常に助かる一方で、原本を預けた後にコピーを取り忘れたことに気づくケースもあります。

葬儀社へ渡す前に、次のように確認しましょう。

手続きで原本を預ける前に、死亡診断書の控えを数枚取ってもよいですか。後の保険や勤務先手続きで使う可能性があります。

葬儀社側も実務上よくある確認なので、コピーのタイミングを案内してくれることがあります。原本を持ち歩く時間を短くするため、コピー後はすぐクリアファイルに入れ、折れや汚れを防ぎます。

提出前チェックリスト

死亡届は期限があるため、葬儀の日程調整と並行して急いで進むことが多い手続きです。慌てて原本を渡す前に、次の項目だけは短時間で確認しておきましょう。

明らかな誤記に気づいた場合は、自分で修正せず、発行元や葬儀社へ相談します。死亡診断書は重要書類なので、訂正方法も含めて発行元の指示に従うことが大切です。

家族で手続きを分担する場合

保険は配偶者、勤務先は子ども、銀行は別の親族というように手続きを分担する場合、コピーの渡し方にも注意が必要です。各自が必要枚数を持つのは便利ですが、どこへ何を提出したかが分からなくなると、同じ手続きを何度も確認することになります。

おすすめは、代表者が原本提出済みの控えとコピー残数を管理し、手続きごとに「提出先、提出日、提出した書類、返却の有無」をメモする方法です。スマートフォンで画像共有する場合も、死亡診断書には死因などの個人情報が含まれるため、必要な人だけが見られる範囲に限定しましょう。

コピーの保管と渡し方

死亡診断書には、氏名、生年月日、死亡日時、死因など非常に重要な個人情報が含まれます。コピーを取った後は、必要な提出先以外へ安易に渡さないようにしましょう。

保管は、次のように分けると管理しやすくなります。

• 原本提出済みの記録
• 保険会社用
• 勤務先用
• 金融機関用
• 家族保管用

コピーの余りを処分する場合は、そのままゴミ箱へ捨てず、シュレッダーや細かく破るなど個人情報に配慮してください。スマートフォンで撮影した画像も、共有範囲やクラウド保存に注意が必要です。

コピーを忘れた場合の対応

提出前にコピーを取れなかった場合は、まず提出先に「死亡診断書のコピーがないが、ほかの書類で足りるか」を確認します。戸籍謄本や死亡記載のある住民票などで足りる手続きもあります。

どうしても死亡診断書や死体検案書の控えが必要な場合は、発行元の医療機関や検案を行った機関へ相談します。再発行や証明書発行の可否、手数料、発行までの日数は機関により異なります。

急ぎの保険請求などで必要な場合は、提出先に事情を伝え、後日提出でよいか、ほかの書類で仮受付できるかも確認しましょう。焦って不完全な書類を送るより、必要書類を正確に確認するほうが手続きは進みやすくなります。

本記事は一般的な実務の目安です。必要書類は提出先ごとに異なるため、コピー枚数だけでなく「どの書類が必要か」を必ず確認してください。

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